As melhores ferramentas de automação de produtividade

A importância da automação de produtividade para as empresas

Por Evelyn Rachid e Thaís Tenher

É comum vermos funcionários dedicados que, além de cumprirem sua carga horária dentro da empresa, acabam trabalhando mais três, quatro, cinco horas em casa, terminando de organizar aquela planilha do dia, tentando lembrar o que foi conversado com o cliente e quais são as pendências que devem ser cumpridas.

Tudo isso pode ser considerado mais do que dedicação, mas, com certeza, não tem nada de produtivo. Isso porque além de não conseguir cumprir a carga horária de trabalho com tudo resolvido, o funcionário faz hora extra em casa e muitas vezes não consegue nem finalizar suas tarefas, porque não anotou tudo o que aconteceu durante o dia e não sabe nada além do básico sobre o seu cliente.

Para isso, existem as ferramentas de automação de produtividade, que darão um pontapé inicial para a produtividade consciente da sua empresa, sem exigir muitos esforços.

Vantagens de utilização

Ter uma ferramenta de produtividade significa que você conhecerá muito melhor os seus clientes, funcionários e verá o crescimento da própria empresa. Significa também que seus funcionários serão mais produtivos e ficarão mais satisfeitos realizando suas tarefas na empresa, pois não precisarão trabalhar mais do que suas cargas horárias, o que também significa que eles terão mais qualidade de vida.

Hoje em dia, temos uma variedade de ferramentas de automação de produtividade para nos ajudar a atender todas as nossas demandas sem aumentar a carga horária de trabalho.

Mas, antes de apresentar algumas dessas ferramentas, vamos entender um pouquinho melhor o que são exatamente essas ferramentas e como estão ajudando na gestão de empresas.

As ferramentas de automação de produtividade basicamente funcionam para tornar sua empresa mais produtiva e eficiente, sem demandar muito do financeiro e também do tempo.

Essas ferramentas ajudam na produtividade de pontos muito importantes como:

• Armazenar dados sobre o seu cliente, vendas, reuniões feitas durante os meses e todas as mudanças que foram acontecendo durante os dias, meses e anos;
• Controlar as finanças da empresa, sem ter que se preocupar em anotar todos os mínimos detalhes e depois passar tudo para uma planilha confusa;
• Eficiência para agilizar processos, ajudando no armazenamento de informações e apontando no final os desperdícios, atrasos e refações;
• Automação de marketing, fazendo que o conteúdo certo chegue ao cliente certo;
• Gestão de equipes e projetos, ajudando no planejamento, organização de horários para reuniões, controle da produtividade diária de cada processo e outros.

Agora que já sabemos o foco dessas ferramentas de automação de produtividade, vamos selecionar algumas.

Ferramentas de automação de produtividade

Para escolher a melhor ferramenta, é preciso conhecer e analisar sua empresa, para que seja realizada a melhor escolha de ferramenta.

É importante entender com o que cada cliente trabalha, para que nós possamos enviar os conteúdos certos, que sejam atraentes e eficazes para resolução de problemas.

Depois de entender um pouco sobre a empresa, os clientes e todos os pontos que devem ser melhorados, é hora de escolher a melhor ferramenta para auxiliar na resolução de problemas.

Evernote

A primeira ferramenta chama-se Evernote, e ela é uma ótima opção para ajudar na produtividade da empresa, já que é possível anotar tudo o que acontece na companhia de forma fácil e multimídia.

Com o Evernote nós podemos criar cadernos, colocando, por exemplo, resumos de alguma reunião (seja ela com algum cliente ou interno); criar um caderno exclusivo para os nossos desafios de cada mês, para que todos tenham acesso aos materiais; adicionar materiais didáticos para estudos ou até mesmo para ajudar na melhoria dos textos; tudo isso, contando com a versatilidade da multimídia, pois a ferramenta permite inserir imagens, áudios e outros.

Vantagens

A principal vantagem é ter um controle maior e mais prático sobre cada tudo o que já fizemos na empresa, e tudo o que será feito! Criando cadernos com metas para o mês para cada cliente; resumos de reuniões; materiais didáticos sobre produção de conteúdo de marketing, por exemplo; English Day e muitos outros. As opções de contas são: gratuitas, premium e business.

Com a gratuita é disponibilizado 60 MB mensais de novas notas, armazenamento ilimitado e sincronização em todos os dispositivos. O plus oferece 1 GB mensal e mais alguns recursos gratuitos. O premium fornece 10 GB mensais de notas, uma ampla variedade de recursos premium e suporte prioritário.

Já a business oferece tudo o que o premium tem, só que com 20 GB mensais e mais alguns recursos que irão ajudar a sua empresa. O investimento nessa ferramenta é a partir de R$ 24 reais mensais.

Desvantagens

Talvez uma da desvantagem seja o espaço para armazenamento, mas isso não é um problema coletivo. Antes de assinar com o serviço, é importante avaliar se sua empresa precisará de mais gibas que o estipulado por cada plano do Evernote. Se ele não atender aos gigabytes fornecidos, talvez essa ferramenta não seja tão útil, já que em algum momento alguns arquivos terão que ser exportados para liberar espaço dentro dessa ferramenta.

Moosti

A segunda ferramenta é uma adaptação inspirada em uma velha técnica. Quem lembra daqueles cronômetros em formato de tomate que nos indicavam o tempo para deixar a comida no forno? Pois bem, o Moosti é uma ferramenta criada a partir da técnica de Pomodoro.

Esse dispositivo tem a função de basicamente gerenciar melhor o tempo de quem está trabalhando. O funcionamento é bem simples, o dia é dividido em algumas etapas que são extremamente dedicadas às atividades que devem ser realizadas.

Cada etapa é composta por 25 minutos, que equivale a um pomodoro. Então, a cada 25 minutos trabalhados, você ganha 5 minutos de descanso. Quando completadas 4 etapas – ou pomodoros -, outro intervalo é permitido, de 15 minutos.

Vantagens

A maior vantagem do Moosti é otimizar melhor o seu tempo no trabalho, consequentemente, se empenhando em tempo integral para determinada atividade. E quando a atividade é realizada no tempo determinado, vem a recompensa do descanso.

Outro detalhe interessante é que a ferramenta é extremamente fácil de ser usada e autoexplicativa, além de ser gratuita e garantir resultados.

Desvantagens

Entretanto, a desvantagem que mais persegue o usuário dessa ferramenta é a pressão. Por mais que seja possível ajustar o tempo atribuído para cada tarefa, ainda sim é preciso se adequar ao prazo final proposto.

Na teoria parece excelente ter um tempo determinado para realizar cada atividade, cumpri-lo e ter como recompensa um descanso. Porém, no dia a dia de uma empresa, nem sempre essa ferramenta consegue ser aplicada com eficiência.

Às vezes, algumas tarefas são mais complexas que as outras, tiramos um pouco do nosso tempo no meio de uma produção de texto na Gear para ajudar um colega com outra atividade, ou alguma pesquisa sobre certo assunto acaba sendo mais longa que o previsto.

A ideia no geral é muito promissora, mas, ao mesmo tempo, parece muito rígido determinar um tempo x para realizar algumas atividades, deixando o funcionário até mais preocupado em cumprir o tempo do que entregar um resultado bem elaborado.

Google Alerts

A terceira e última ferramenta é provavelmente a mais famosa de todas: Google Alerts. O google desenvolveu esse recurso para facilitar a vida de quem depende da internet para trabalhar. Por meio de uma notificação imediata, o Google Alerts avisa quando um assunto que seja do seu interesse seja apontado em alguma pesquisa da internet.

Com o Google alerts, é possível fazer um monitoramento de quando a sua empresa ou marca é mencionada, ficar por dentro de tudo que acontece no seu nicho de trabalho, se a sua empresa tem um blog, identificar se algum site está plagiando o conteúdo e até fazer um acompanhamento de como segue o marketing do seu negócio.

Vantagens

Para um usuário comum que só deseja se informar de diversas coisas momentaneamente, o alerta do Google é muito funcional. Agora, para uma empresa, é mais importante ainda obter o uso diário dessa ferramenta.

Como dito antes, só de ter prioridades em receber notificações sobre o que acontece dentro do seu nicho de trabalho, entendendo melhor quem são seus concorrentes, quais são as novidades do mercado, saber o que falam da sua empresa, já é um adianto para trabalhar em melhorias ou incrementar o seu negócio.

A ferramenta é muito simples de ser personalizada. De forma dinâmica, você consegue criar alertas sobre qualquer tema por meio de palavras-chave.

Desvantagens

Felizmente, não encontramos desvantagens nos Alertas do Google.